Документ, устанавливающий лимит расходов на мобильную связь

Comments

• Здравствуйте.
  
  

  Цитата:Согласно подпункту 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).В соответствии с указанной нормой Кодекса в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Кодекса.Так, расходы на оплату услуг сотовой связи должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, их размер должен быть экономически обоснован, а также данные расходы должны подтверждаться документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения, по нашему мнению, необходимо иметь: утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи; договор с оператором на оказание услуг связи; счета оператора связи.Также для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.

  (из письма Минфина от 13 октября 2010 года N 03-03-06/2/178)
  
  

  Цитата:Сотрудники организации пользуются сотовой связью, в связи с чем оформлен приказ на предоставление лимита расходов сотовой связи каждому работнику.Существуют ли ограничения по расходам сотовой связи, например, когда сотрудник находится в отпуске или на больничном?Какими налогами облагается сумма расходов в случае превышения лимита? Обязательно ли в приказах прописывать фамилию, имя, отчество сотрудников и номера телефонов, которые за ними закреплены?26 марта 2013На основании норм ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.В частности, локальным нормативным актом организации может быть определен порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. При этом организация может указать, что период использования сотрудниками мобильной связи определяется производственной необходимостью и в этот период включаются очередной отпуск, а также время пребывания сотрудника на больничном листе (кроме случаев, связанных с отпуском по беременности и родам, нахождением в отпуске по уходу за ребенком или неоплачиваемом отпуске продолжительностью более 2-х недель). Кроме того, в данном документе (или же отдельном приказе) определяется круг работников, которым в связи с их должностными обязанностями предоставляется мобильная связь, а также указываются пределы сумм, в рамках которых предоставляется мобильная связь для осуществления трудовой функции. С указанным порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет организации.Следует отметить, что если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 г. N 16-15/104055@).Налог на прибыльСогласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).Как и все остальные расходы, такие затраты должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на получение доходов.Больше всего вопросов вызывает экономическая обоснованность и документальное подтверждение расходов на услуги сотовой связи.Для признания затрат на оплату услуг сотовой связи при налогообложении прибыли, по мнению представителей официальных органов, налогоплательщику необходимы (смотрите, например, письма Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378):1) утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;2) договор с оператором на оказание услуг связи;3) счета оператора связи.Следует отметить, что еще некоторое время назад специалисты финансовых органов были убеждены, что налогоплательщик должен был подтвердить факт того, что звонки с мобильного телефона осуществлялись исключительно в рамках хозяйственной деятельности именно детализированными счетами (смотрите, например, письма Минфина от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350), но теперь Минфин пересмотрел это требование, указав, что для подтверждения затрат достаточно счетов на оплату услуг связи (письма от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 23.06.2011 N 03-03-06/1/378). Тем не менее региональные контролирующие органы по-прежнему настаивают на прежнем подходе. В частности, УФНС по г. Москве указывает, что для подтверждения затрат на мобильную связь необходима детализация счета - документ, который содержит расшифровку номеров телефонов абонентов, с которыми велись переговоры (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).Арбитражная практика по данному вопросу разнородна. Имеются решения, в которых суды считают наличие детализированного счета необходимым условием для подтверждения экономической обоснованности расходов (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).В других решениях судьи указывают, что ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по каждому телефонному соединению с потенциальным заказчиком товаров (работ, услуг) (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 N А42-5778/2006, ФАС Московского округа от 29.01.2010 N КА-А40/14759-09-2, от 24.02.2009 N КА-А40/12268-08, ФАС Поволжского округа от 23.05.2008 N А55-10554/07, ФАС Северо-Кавказского округа от 08.12.2010 N А25-325/2010, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8).Таким образом, если, Вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита - рабочего характера.Кроме перечисленных документов, для признания расходов на оплату услуг сотовой связи целесообразно также оформить:- должностные инструкции работников, в которых должно быть указано, что работникам для выполнения служебных обязанностей необходима сотовая связь. Если в организации отсутствуют должностные инструкции, необходимость обеспечения работника сотовой связью можно отразить в трудовом или коллективном договоре (письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217);- документы о передаче (выдаче) сотрудникам мобильных телефонов и сим-карт, находящихся в собственности организации (специальные ведомости, накладные на передачу или иные аналогичные документы), и другие.Следует отметить, что факт совершения телефонного звонка в период отпуска или в другое нерабочее время еще не свидетельствует о непроизводственном характере данного звонка и затраты на оплату услуг сотовой связи могут признаваться расходами для целей налогообложения. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами, а критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях круглосуточно. Такая обязанность может быть закреплена, как указывалось выше, либо в должностной инструкции, либо в трудовом договоре работника (письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).Приказ о ненормированном рабочем времени, сменном графике работы (например охранникам и другим работникам службы безопасности, продавцам, кассирам), гибком режиме рабочего времени также поможет организации обосновать расходы на оплату телефонных переговоров данных сотрудников в нерабочее время.Сверхлимитные расходыЕсли для работников установлен лимит расходов на использование сотовой связи, его превышение подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. Сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350, от 20.09.2006 N 20-12/83834, УФНС по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735).НДС по расходам на услуги связи принимается к вычету только в той части, которая относится к служебным переговорам, произведенным в рамках установленного лимита расходов на использование сотовой связи (ст.ст. 171 и 172 НК РФ).Обращаем внимание, что налоговый орган контролирует производственный характер расходов на сотовую связь в отношении правомерности вычета НДС (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 14.07.2009 N КА-А40/5553-09).Следует отметить, что лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. В этом случае НДФЛ удерживать из зарплаты работников не нужно. И в налоговых расходах признается полная стоимость телефонных переговоров работника.НДФЛВ соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.Согласно ст. 41 НК РФ доход - это экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в том числе в соответствии с главой 23 НК РФ.Подпунктом 1 п. 2 ст. 211 НК РФ установлено, что к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах.При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, для служебных переговоров, дохода, предусмотренного указанной статьей, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика - физического лица.В качестве размера стоимости служебных переговоров, освобождаемого от обложения НДФЛ, может использоваться экономически обоснованный размер (лимит), установленный организацией.В случае же, если сумма расходов на сотовую связь превысила установленный лимит, сумму превышения необходимо рассматривать как доход работника, полученный в натуральной форме, а следовательно, с этой суммы необходимо удержать НДФЛ. Такие разъяснения даны в письме Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178, от 27.09.2007 N 03-04-06-01/334.Следовательно, такой доход подлежит обложению НДФЛ по ставке в размере 13% в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.Страховые взносыПорядок начисления страховых взносов установлен Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, являются плательщиками страховых взносов согласно пп. "а" п. 1 части 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ.В соответствии с частью 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в пп. "а" п. 1 части 1 ст. 5 Закона N 212-ФЗ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.При расчете базы для начисления страховых взносов выплаты и иные вознаграждения в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) учитываются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (часть 6 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).Из буквального понимания указанных норм следует, что оплата услуг сотовой связи не подлежит обложению страховыми взносами в связи со следующим:1) оплата услуг сотовой связи производится оператору, а не сотруднику организации, т.е. буквально не является выплатой;2) оплата услуг сотовой связи не является вознаграждением, поскольку услуги оплачиваются не в интересах работника, а для производственных нужд.Аналогичным образом оплату услуг сотовой связи нельзя признать как оплату произведенную в пользу застрахованного лица.Таким образом, в случае наличия достаточных доказательств того, что оплата услуг сотовой связи носила производственную необходимость и производилась не в интересах работника, а в целях повышения эффективности управления производством, такая оплата не подлежит обложению страховыми взносами.Однако использование физическим лицом (сотрудником организации) мобильной связи, оплаченной работодателем, в личных целях приведет к начислению в организации страховых взносов на сумму выплат в интересах сотрудника.Ответ подготовил:Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТчлен Палаты налоговых консультантов Сергеева ВероникаОтвет прошел контроль качества
• Благодарю за ответ!